Einen Verein zu verwalten ist eine große Aufgabe, die zudem nebenberuflich erledigt werden muss. Die vielen ehrenamtlichen Helfer sind sehr engagiert, häufig aber nicht tiefgreifend mit den Themen vertraut. Wer hier die Vereinsverwaltung auf breite Füße stellen möchte, sollte sich darauf fokussieren einen Großteil der Arbeit zu automatisieren.
Im Zeitalter der Digitalisierung gibt es hier viele
Möglichkeiten, die ausgeschöpft werden sollten. Diese vereinfachen nicht nur
die Organisation und Verwaltung des Vereins, sondern bieten Möglichkeiten
grüner zu agieren. In Zeiten des Klimawandels und der CO2-Bepreisung ist das
ein nobles Unterfangen, welches die Mitglieder des Vereins mit Sicherheit gerne
unterstützen.
Wer den Verein digital verwaltet, kann den Papierverbrauch nachhaltig senken
und die Kosten reduzieren.
Wie funktioniert das Ganze?
Das Mittel der Wahl ist eine fähige Vereinssoftware, mit deren Hilfe sich der Verein verwalten lässt. Geht man hier einen durchdachten Weg, fällt in Zukunft bedeutend weniger Arbeit für alle Mitglieder an.
Mit einer guten online Vereinssoftware kann man viele Fliegen mit einer Klappe schlagen. Vor allem in puncto Buchhaltung können Vereine hier ein System aufsetzen, welches von mehreren Mitgliedern leicht vom Smartphone aus verwaltet werden kann. So sind alle Daten in der Cloud und können problemlos zum Steuerberater übersandt werden. Die Kosten für die Buchhaltung, den Druck und das Porto können auf diese Weise minimiert werden. Eine Automatisierung der Buchhaltung hat zudem die Folge, dass der Mensch als potentielle Fehlerquelle ausgeschaltet wird.
Die Kommunikation im Verein verbessern
Jung und alt haben zu jeder Tageszeit das Smartphone in der Hand. Hier spielt sich ein Großteil des sozialen Lebens ab und Messenger sind seit vielen Jahren nicht mehr aus unserem Leben zu denken. Dass Mitglieder noch immer postalisch, oder über E-Mail, über Neuerungen im Vereinsleben informiert werden müssen, sollte ein Relikt der Vergangenheit sind. Mit einem guten Vereinskommunikationstool kann man jederzeit alle Mitglieder erreichen und mit ihnen wichtige Fragen abstimmen. Das ist bequem, leicht und kostensparend. Zudem reduziert es die Reaktionszeiten enorm.
Die Verwaltung der Mitglieder
Ein Verein lebt von seinen Mitgliedern, dem ständigen Wachstum und den eingenommenen Mitgliederbeiträgen. Diese zu verwalten ist ein großer bürokratischer Akt, der ebenfalls digitalisiert werden sollte. Wir von Greencom Projects begrüßen es sehr, dass es eine Vielzahl von guten online Vereinssoftwares gibt, die diese Aufgabe übernehmen können. Mit einem durchdachten System kann man alle Mitglieder von einem Ort aus verwalten, Zahlungen prüfen und Beiträge anpassen.
So bleibt man stets flexibel und kann auf Änderungen im Vereinswesen zügig reagieren.